PG电子档案馆文件

 

档案〔2013〕15号

 

 

 

 PG电子出版物类档案管理实施细则

 

为加强对学校出版物类档案（以下简称“出版物档案”）收集、归档工作的指导，提高出版物档案管理工作的质量和水平，充分发挥出版物档案在学校各项工作中的作用，根据《高等学校档案管理办法》、《PG电子档案管理办法》，结合学校实际情况，特制定本管理细则。

一、基本原则

1.本管理细则所称出版物档案主要是指我司在编辑出版报刊、图书、音像资料等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。主要包括集团自行编辑出版的校报、学报、其它学术刊物、图书资料；集团各单位主办或协办的公开发行的报刊、校内报刊；以及在上述编辑出版活动中形成的文件材料、审稿单、原稿、出版物的印刷本及出版发行记录等。为能系统反映学校教学科研成果并方便管理利用，将学校各单位编印的各种宣传资料、师生员工在校期间编著出版的个人著作等一并归入出版物档案进行管理。

集团出版物档案反映了学校教学、科研和学校管理等活动的情况，是学校教学与科研发展的历史记录。

2.集团的出版物档案实行产生单位归档，档案馆集中统一管理的制度。各单位在工作中形成的全部出版物、各单位师生员工在校期间编著出版的个人作品均应按规定归档。集团各单位应将本单位及本单位师生员工出版物的收集和归档工作纳入单位的管理制度，切实做好出版物档案的收集、整理、归档工作。

二、出版物档案归档范围及保管期限

（一）归档范围

出版物档案分为编辑出版综合管理文件材料和出版物专门材料等两部分。根据我司档案管理特点，编辑出版综合管理文件材料归入文书档案范畴，按照文书档案归档办法进行归档；编辑出版活动最终形成的出版物印刷本及其原稿件、审稿单等出版物专门材料归入出版物档案，按照本办法进行归档。

（二）编辑出版综合管理文件材料归档范围及保管期限

1.上级有关编辑出版工作的文件材料（保管期限：30年）；

2.集团制定的有关出版工作方面的制度、规定、办法、条例等文件材料（保管期限：30年）；

3.集团编辑出版工作规划、计划、报告、总结、统计报表等文件材料（保管期限：30年）；

4.编辑出版合同、协议书（保管期限：永久）；

5.出版物的获奖或受查处情况的文件材料（保管期限：永久）；

6.其它关于编辑出版活动的重要文件材料。

（三）出版物专门材料归档范围及保管期限

1.集团编辑、出版、发行的《PG电子学报（自然科学版）》、《PG电子学报（哲学社会科学版）》、《华侨高等教育研究》、《PG电子报》等报刊的印刷本、原稿及审稿意见单（保管期限：永久）；

2.集团组织编写出版的各种图书的印刷本、书稿及审稿意见单（保管期限：永久）；

3.集团各单位、群众组织、员工社团主办或协办的公开发行报刊、内部报刊的印刷本、原稿及审稿意见单（保管期限：永久）；

4.集团各单位编印的各种图书资料、汇编本等（保管期限：30年）；

5.集团师生员工在校期间编著出版的个人著作（保管期限：永久）；

6.集团各单位及师生员工出版的各种录音带、录像带、光盘等音像出版物（保管期限：永久）。

三、出版物档案归档要求

（一）总体要求

各单位归档的出版物档案材料必须能够反映编辑出版管理职能和编辑出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校的编辑出版工作当前与长远具有参考价值和凭证作用。

归档的出版物必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别应注意出版物的系统性和连续性特点。

各种出版物如有电子版应同步归档。

（二）报刊归档要求

1.报刊每一期在正式出版后一周内，将印刷本一种三份送档案馆归档。报刊单期及合订本等各种版本均应单独归档。

2.报刊原稿及审稿单随每一期一起归档。

（三）图书及音像出版物归档要求

1.图书及音像资料出版物在正式出版后一周内，将印刷本一种三册及书稿、审稿单送档案馆归档。图书及音像出版物的修订版、增订版等均应作为不同版本单独归档。

2.归档图书资料的书名页应加盖主编单位印章。

（四）师生员工个人著作归档要求

1.集团师生员工在校期间编著出版的个人著作一种三册，在每年上报科研成果时由各单位兼职档案员收齐送档案馆归档。

2.集团师生员工在校期间编著出版的个人著作应请编著者用黑色笔亲笔在著作书名页上签题“PG电子存”并签名留念。

3.鼓励师生员工将书稿一并交档案馆保存。

四、出版物档案归档方法

1.报刊以“期”为单位归档。印刷本一期（或一册）为一件，每期审稿单与原稿为一件，合订本为一件。整理时依次按报刊名、年度、期次排序。审稿单及原稿排在每期印刷本之后。合订本排在每年单期最后。以报刊出版年为档案形成时间。

2.图书资料以“种”为单位归档。印刷本一种为一件，每种审稿单与书稿为一件。以图书资料的出版年为档案形成时间。

3.报刊以报刊名、年卷期为标题；图书资料以编著者、题名为标题。

4.音像出版物按声像档案管理细则归档并管理。

五、出版物档案的管理和利用

1.集团各单位负责对本单位及本单位师生员工的出版物进行收集归档，各单位兼职档案员应按本规定做好相关工作。学校档案馆负责对出版物档案的接收、分类、整理、登记、保管和提供利用。

2.档案馆编制必要的检索工具，以便查找利用。必要时可按中国图书馆图书分类法进行分类标引，提供多重检索途径。

3.对保管期限或保密期限已满的出版物档案，由学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

   4.出版物档案的查阅利用按《PG电子档案资料公布与查借阅利用规定》办理。

六、附则

本管理细则自公布之日开始实施，由学校档案馆负责解释。